Les compétences d'une secrétaire médicale | Inventaire détaillé

Exercer en tant que secrétaire médicale vous plairait ? Travailler dans le secteur de la santé, au contact des autres semble vous convenir ? Peut-être possédez-vous déjà des aptitudes, mais vous avez envie d’en savoir plus sur les tâches qui vous attendent ? Alors, concrètement, quelles sont les compétences d’une secrétaire médicale ? Si vous souhaitez mieux comprendre ce métier, alors vous êtes au bon endroit.

Des compétences en organisation et en secrétariat

L’accueil de patients au sein d’un cabinet médical ou d’un service hospitalier nécessite une grande rigueur. Une erreur dans un compte-rendu peut entraîner des conséquences lourdes. Ainsi, le suivi des dossiers et la gestion des rendez-vous impliquent une organisation sans faille.

L’administration des dossiers et la gestion des plannings

La secrétaire médicale est chargée de l’ouverture du courrier, du classement des rapports d’examen. Elle réalise le dossier médical du patient et l’actualise régulièrement. Lorsqu’un médecin recherche un dossier, il doit pouvoir le trouver très rapidement pour ne pas perdre de temps. Selon le lieu où vous exercerez, vous serez amenée à prendre contact avec d’autres professionnels de santé pour aider le patient dans la suite de son parcours : prise de rendez-vous chez un spécialiste, à l’hôpital, etc.

Savoir gérer un emploi du temps est également une aptitude en secrétariat médical qui est essentielle. La secrétaire doit être en mesure de prévenir les patients à la suite d’un imprévu. Elle devra alors annuler et repousser la date du rendez-vous. Même si les agendas sont bien remplis, vous aurez sans doute à prévoir des créneaux d’urgence. Travailler dans le médical, c’est être capable de s’adapter à la gravité de certains cas.

L’utilisation des outils informatiques et de gestion

Pour réaliser l’ensemble de ces tâches, la secrétaire médicale doit connaître et maîtriser un certain nombre d’outils informatiques. L’European Certificate of Digital Literacy (ECDL) est un certificat qui atteste des compétences pratiques d’utilisation des applications informatiques les plus courantes (Word, Excel, etc.). Il est parfois requis par les employeurs pour travailler en secrétariat médical.

La rédaction de contenus

Le métier de secrétaire médicale implique la rédaction de nombreux documents : correspondance, comptes-rendus médicaux, etc. Pour cela, la secrétaire médicale maîtrise le français parfaitement, aussi bien à l’écrit qu’à l’oral. La connaissance d’une langue étrangère peut être un atout. En cabinet médical ou dans un service, le rythme est souvent élevé. Il faut être en mesure de rédiger rapidement, avoir des compétences en dactylographie est un incontournable pour occuper ce type de poste.

La maîtrise de savoirs spécifiques liés aux métiers de la santé

Cytotoxicité, bradycardie, ces termes vous parlent ? Parfait. Que vous soyez amenée à exercer dans un cabinet de généraliste, chez un spécialiste ou dans un établissement, vous devez être capable de comprendre très rapidement le sens des mots. Pas de panique, une formation en secrétariat médical vous assurera de bonnes bases pour être autonome et efficace. Enfin, si vous choisissez un poste dans un cabinet de spécialiste : pneumologue, cardiologue, etc. Il faudra étudier le vocabulaire spécifique lié à l’activité en question. Cela s’acquiert en général avec l’expérience.

En ce qui concerne la gestion budgétaire et comptable, les métiers de santé dépendent d’un système de grilles tarifaires et de facturation particuliers. Savoir utiliser le système TARMED par exemple est sans aucun doute une compétence essentielle dans votre métier.

Là encore, en fonction de votre lieu de travail, une connaissance de certains logiciels institutionnels peut être un plus. Par exemple, les HUG (Hôpitaux Universitaires de Genève) travaillent avec DPI, DPA, OPALE, etc.

Les compétences d’une secrétaire médicale : un savoir-être qui met en avant l’accueil et l’empathie

À l’interface entre les professionnels de santé et les patients, la secrétaire médicale doit être en mesure de répondre aux questions des malades et de les orienter. Elle prend en charge les patients dès leur arrivée en cabinet et s’occupe des suites de la consultation (facturation, prise de rendez-vous chez un spécialiste, explications complémentaires, etc.).

Des aptitudes pour écouter les autres

Chargée de l’accueil physique et téléphonique auprès de personnes parfois en détresse. La secrétaire médicale doit savoir faire preuve d’aisance relationnelle et d’empathie. Écouter, rassurer, mais aussi faire preuve d’initiative. Ainsi, pour fixer certains rendez-vous, il faudra déterminer les priorités et les niveaux d’urgence. Pour cela, elle devra juger si elle doit faire à appel à un médecin ou réorienter les appels vers d’autres services.

Être capable de travailler en équipe

La secrétaire médicale travaille en collaboration avec les professionnels de santé. Quel que soit le contexte professionnel : cabinet indépendant, regroupement de médecins ou établissement hospitalier, une bonne connaissance de l’écosystème médical dans lequel elle évolue est indispensable.

Elle joue un rôle pivot dans la structure : suivre les emplois du temps, anticiper les absences, faire le lien avec les patients et les autres représentants du corps médical, etc. Enfin, la secrétaire médicale peut être l’interlocutrice du cabinet auprès des entreprises extérieures (fournisseurs, équipes de nettoyage, etc.).

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